Le travail en grand déplacement est une situation où un salarié ne peut regagner son domicile chaque jour du fait de l’éloignement de son lieu de travail (si on se réfère au site urssaf.fr). Afin de mieux cadrer cet empêchement, il faut que les 2 conditions de distance et de durée soient réunies conjointement. Ces critères précis font la justification fiscale et comptable du grand déplacement.
La distance tout d’abord : le lieu de travail doit être éloigné de plus de 50 Km du domicile ou lieu de résidence. Cette distance s’entend en aller simple, par la route.
S’ajoute à cette condition de distance une condition de durée : il doit être impossible de parcourir cette distance en moins de 1h30 par les transports en commun. Cette durée s’entend également en aller simple.
Il existe des exceptions qui permettent de qualifier en « grand déplacement » une mission d’un salarié, il faut pour cela que les horaires de travail ou la nature de la mission ne lui permettent pas de regagner son logement, même si les deux critères d’éloignement et de durée du transport entre lieu de travail et domicile ne sont pas réunis.
Enfin, il est indispensable que le salarié n’ait effectivement pas regagné son domicile ou lieu de résidence, ce qui rendrait caduc l’exonération de cotisations sociales des remboursements. Si l’employeur fournit gratuitement un logement au salarié ou si celui-ci regagne son domicile, l’exonération sort des frais professionnels et se retrouve soumise de plein droit à versement de cotisations à la Sécurité Sociale.
Qui est concerné par l’indemnité de grand déplacement ?
Tout salarié qui est contraint par sa situation professionnelle d’avoir une double résidence du fait de l’éloignement entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Cet éloignement s’entend, comme nous l’avons vu, sur deux critères simultanés de distance et de durée de transport en commun.
En effet, cette situation d’éloignement permet au salarié de percevoir une indemnisation pour les frais engagés pour une double résidence. Ces frais doivent être réels (ce qui exclut de fait la mise à disposition gratuite d’un logement par l’employeur). L’indemnité alors versée, dès lors que les frais engagés sont recevables, est exonérée de cotisations sociales de plein droit.
Indemnisation en cas de travail en grand déplacement
Le grand déplacement engendre des frais déductibles spécifiques qui s’ajoutent à ceux des déplacements professionnels standards, tels que le transport, stationnement, carburant ou indemnités kilométriques, restauration. En effet, le grand déplacement nécessite un hébergement et peut comptablement recevoir deux traitements différents.
Calcul des indemnités sur la base des frais réels
Le remboursement des frais effectivement engagés dans le cadre d’un grand déplacement peut s’effectuer sur la base du réel.
Sur présentation de factures, justificatifs valides et conformes à la norme fiscale, le salarié sera remboursé sous quelques semaines sur la base des dépenses réellement engagées en matière de :
- Hébergement,
- Restaurant,
- Déplacements,
- Stationnement, etc.té
Indemnisation sur la base forfaitaire
Mais l’entreprise peut également opter pour des indemnités forfaitaires en fonction du lieu de déplacement.
L’option d’indemnisation forfaitaire est destinée à couvrir certains frais ou l’ensemble des frais engagés pour l’hébergement et les repas.
Par exemple, il est admis que l’entreprise puisse opter pour des frais forfaitaires concernant l’hébergement mais laisse les repas être traités au réel, sur la base du prix payé effectivement.
Quelles sont les principales catégories de dépenses ?
Il existe trois types de dépenses couvertes par l’indemnité de grand déplacement. Les dépenses d’hébergement, transport et restauration sont prises en charge par l’indemnité de grand déplacement
Tout savoir sur le travail en grand déplacement
Les indemnités de grand déplacement concernent trois types de déplacements
Grand déplacement en métropole
Pour les grands déplacements des salariés en métropole, le remboursement sur la base d’une allocation forfaitaire est autorisé. Le remboursement peut également se faire sur la base des frais réels, ou d’une combinaison des frais réels et forfaitaires.
Par exemple, il est admis d’utiliser les frais réels pour les repas du midi et du soir, et les frais forfaitaires pour l’hébergement, ou toute autre combinaison entre réel et forfaitaire.
Les montants « par défaut » sont applicables pour des déplacements d’une durée de trois mois au total, continue ou non.
Entre trois mois et deux ans, le montant est réduit de 15% à compter du premier jour du quatrième mois.
Enfin, si la mission se prolonge au-delà de deux ans, il conviendra d’appliquer un abattement de 30% à compter du premier jour de la troisième année.
| Repas | Logement et petit déjeuner : Paris (75) et départements 92, 93, 94 | Logement et petit déjeuner : Autres départements | |
|---|---|---|---|
| Pour les 3 premiers mois | 19,00 € | 68,10 € | 50,50€ |
| Du 3ème au 24ème mois | 16,20 € | 57,90 € | 42,90 € |
| Du 24ème au 72ème mois | 13,30 € | 47,70 € | 35,40 € |
Grand déplacement en Outre-Mer
Dans les Départements et Régions d’Outre-Mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, Réunion, Mayotte)
Quand le salarié se déplace dans les DROM, la règle générale est de lui verser une indemnité de grand déplacement forfaitaire de 70 € par jour. Ce montant n’est pas soumis à cotisations sociales.
Cette somme doit être réduite en fonction des situations liées à la prise en charge par l’employeur de l’hébergement et des repas.
- Hébergement pris en charge par l’employeur : décote de 58.50 €
- Un repas à la charge de l’employeur : décote de 15.70 €
- Deux repas pris en charge par l’employeur : appliquer une décote de 31.50 €
| Hébergement | Repas | |
|---|---|---|
| Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon | 70,00 € | 17,50 € |
| Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française | 90,00 € | 21,00 € |
Dans les COM (Saint-Barthélemy, Saint-Martin, la Polynésie française, Saint-Pierre et Miquelon, Wallis et Futuna)
Le montant de l’indemnité forfaitaire de grand déplacement dans les Communes d’Outre-Mer (anciens TOM) est fixé à 90 Euros par jour. Comme pour tous les autres cas, ce montant doit être réduit dans les cas de prise en charge par l’employeur des repas et / ou de l’hébergement.
Dans les deux cas, le montant de l’indemnité forfaitaire de logement passe à 120 € par jour dans le cas d’un travailleur handicapé reconnu affecté d’une mobilité réduite.
Également, dans les deux cas, les montants des indemnités forfaitaires sont à réduire selon la durée du déplacement :
- À compter du premier jour du quatrième mois, montant réduit de 15%
- Puis à compter du premier jour de la troisième année (deux ans révolus), réduction de 30% du montant initial.
Grand déplacement à l’étranger
Les grands déplacements à l’étranger sont les plus complexes à gérer du fait que le montant de l’indemnité dépend du pays. Les barèmes sont publiés sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances en fonction du pays de destination du salarié.
Des réductions sur l’indemnité sont applicables en fonction des situations propres à chaque déplacement :
- 65% de dégrèvement si le salarié est logé aux frais de l’employeur ou à titre gratuit,
- 35% de dégrèvement pour la pension complète (deux repas au restaurant pris en charge par jour)
- 17.5% de réduction pour la demi-pension (un repas par jour pris au restaurant à la charge de l’employeur)
Là encore, les modes de remboursement peuvent comprendre une partie forfaitaire pour les repas et une partie réelle pour l’hébergement, sur présentation de justificatif valide pour ce dernier.
A retenir sur l’indemnité de grand déplacement
La situation de grand déplacement est caractérisée par l’éloignement entre le lieu de travail et le lieu de résidence du salarié. Cet éloignement doit être de plus de 50km et de plus de 90 minutes dans les transports en commun.
Cependant, pour être caractérisé, le grand déplacement exige que le salarié ne rentre effectivement pas chez lui le soir.
Dans ce cas (distance et hébergement), le grand déplacement donne droit au remboursement des frais d’hébergement et de restauration qui peuvent être forfaitaires ou reposer sur les frais réels.
Dans le cas du remboursement forfaitaire, il convient d’appliquer le barème défini par les URSSAF sur le territoire français et par un barème défini par le Ministère de l’Économie à l’étranger.
Dans ce cas, plus le grand déplacement se prolonge, au-delà de trois mois, puis au-delà de deux ans et plus le montant de l’indemnité forfaitaire se réduit.
Enfin, dans tous les cas d’indemnisation, aussi bien au réel qu’au forfait, les indemnités de grand déplacement ne comprennent pas certaines dépenses inévitables telles que :
- Les frais de déplacement (indemnité kilométrique ou véhicule de fonction),
- Les frais de stationnement, parking, garage liés au déplacement,
- Des éventuels frais de réception engagés dans le cadre des relations avec les clients, fournisseurs ou partenaires