Pour les frais professionnels et la gestion des indemnités kilométriques : astuces imparables pour éviter les risques. Si vous êtes un professionnel indépendant, vous déclarez certainement des frais professionnels et des indemnités kilométriques. Si vous avez choisi le bon statut juridique pour votre entreprise bien entendu…
Pourquoi ? Parce que ce serait folie que de ne pas le faire, à moins d’être micro entrepreneur, il est beaucoup plus rentable de passer en frais professionnels tout ce qui peut l’être plutôt que de le payer avec votre rémunération de dirigeant qui a déjà subi des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.
Différence de traitement comptable entre frais professionnels et indemnités kilométriques ?
Les frais professionnels hors IK sont soumis à la présentation d’une facture. Voici les mentions obligatoires d’une facture :
- identité de l’émetteur,
- numéro unique de la facture (et se succédant, sans « trou »)
- désignation des articles ou services
- montant hors taxes,
- celui de la TVA,
- montant TTC,
et bien d’autres choses encore à découvrir sur notre article « mentions obligatoires d’une facture« .
Et ce qui rend leur traitement facile, c’est que l’émetteur de la facture est le fournisseur. Celui-ci devra fournir une facture pour toute vente ou prestation de service. Il appartiendra par contre au client (vous) de vérifier que la facture soit conforme. Elle devra comporter certaines mentions obligatoires afin d’être recevable en comptabilité.
Au contraire des autres frais professionnels, les indemnités kilométriques sont purement déclaratives et ne font pas appel à un prestataire externe : il s’agit « tout simplement » de fournir à son expert-comptable le montant d’IK à déclarer sur l’année au moment du bilan.
indemnités kilométriques, astuce 1 : les provisions et les charges éteintes
Toucher ses indemnités kilométriques au mois
Il est admis de se verser des indemnités kilométriques chaque mois (ou à toute autre fréquence). Cependant, étant donné qu’il faut connaître le kilométrage annuel total pour connaître le barème des indemnités kilométriques appliquable, il ne serait pas possible de le connaître avant la cloture fiscale.
Comptablement, les montants d’IK versés en cours d’année ne peuvent être considérés que comme des provisions sur charges et non des charges éteintes. En ce sens, il faudra calculer le total kilométrique annuel, puis le montant annuel des IK associé, enfin soustraire les provisions IK déjà perçues, avec le risque d’avoir trop perçu dans certains cas…
Notre conseil : soumettez à votre expert comptable le fait de percevoir environ 5% du montant annuel estimé (basé sur l’année précédente) pendant les 11 premiers mois de votre année fiscale. Ainsi, vous pourrez aisément percevoir un remboursement mensuel des IK, sans risque de dépassement, et une régularisation en fin d’année.
Percevoir ses indemnités kilométriques à l’année
L’option précédente est relativement peu répandue chez nos clients. En effet, elle nécessite un suivi plus complexe que celle qui consiste à percevoir un versement unique à la cloture du bilan. Cette méthode est la plus simple, mais elle est moins avantageuse sur le plan de la trésorerie personnelle.
indemnités kilométriques : astuce sur les mentions obligatoires
Comme pour toute dépense professionnelle, les indemnités kilométriques nécessitent une justification précise et exhaustive. En effet, chaque dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise par son mandataire social doit impérativement :
- Etre effectuée « dans l’intérêt de l’entreprise ». Ceci concerne les motifs des RDV qui doivent concourir à l’objet social.
- Représenter un montant raisonnable au vu des retours attendus. En cela, la distance parcourue devra être « raisonnable ».
- Pouvoir justifier la dépense par des éléments permettant de la reconstituer. Ceux-ci sont les motifs, adresses et distances des RDV.
indemnités kilométriques : astuce pour éviter les redressements fiscaux
En cas de contrôle fiscal, les redressements éventuels portent souvent sur les IK car elles sont très souvent parcellaires ou injustifiées. Et de nombreuses déclarations d’indemnités kilométriques sont fantaisistes et leur montant ne repose sur aucune donnée permettant de les étayer.
Et si vous subissez un contrôle fiscal, l’administration fiscale réclamera la liste des rendez-vous et des adresses ou au moins un agenda correctement rempli. Ainsi, le contribuable qui ne sera pas en mesure de fournir des informations précises et permettant de reconstituer l’intégralité des distances parcourues se verra redresser sur les IK. Indemnités kilométriques : astuces supplémentaires auxquelles vous pensez ? Dites-le-nous sur Twitter @izika ou sur notre page Facebook.
Conclusion sur les frais professionnels
Même s’il est évident qu’il est plus rentable de déclarer des frais professionnels, ceux-ci nécessitent une gestion rigoureuse afin d’éviter le redressement fiscal. Ainsi, l’industrialisation des frais professionnels à l’aide d’une solution globale de scan des factures intelligente telle que Receipt Bank ou plus basique telle que Genius Scan permettent de sécuriser ses déclarations.