La comptabilité des frais professionnels est une partie importante de la gestion financière d’une entreprise. Elle permet de suivre les dépenses effectuées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles, ce qui peut être utile pour optimiser les dépenses : en analysant les frais professionnels, il est possible de repérer des dépenses inutiles ou excessives et de mettre en place des mesures pour les réduire.
Véritables revenus du dirigeant, les frais professionnels sont la première manière d’optimiser le ratio entre bénéfice et net perçu. Voici comment faire.
C’est là qu’est d’ailleurs un des atouts des statuts « réels » tels que l’Entreprise Individuelle (EI) ou les sociétés (SARL, EURL, SAS, SASU, SA). En effet, à partir d’un certain objectif de revenus, l’entreprise commence à payer des montants importants entre le bénéfice et le net perçu par son dirigeant.
Dès lors, on peut comparer par exemple le prix d’un abonnement internet (mettons 40 Euros par mois soit 480 Euros par an TTC) selon qu’il est pris à titre personnel ou professionnel
Cas des frais d’abonnement internet pris à titre personnel
L’entreprise réalise des ventes (son chiffre d’affaires), on en déduit les dépenses (frais professionnels) pour obtenir le bénéfice. De ce bénéfice on déduit les cotisations sociales et impôts sur les sociétés afin d’arriver au revenu du dirigeant. En gros, 70% du bénéfice part en taxes, impots et cotisations diverses. Donc pour un bénéfice de 10 000 Euros, le dirigeant percevra environ 3000 Euros desquels il sortira 480 Euros TTC pour son abonnement internet.
On a donc besoin de prendre du bénéfice de l’entreprise 480 x 170% pour payer cet abonnement.
Cas des frais professionnels pour le même abonnement
L’entreprise réalise des ventes et on en déduit directement le prix de l’abonnement internet. L’entreprise déduira la TVA (20% donc 80 €) de sa TVA à payer. Donc l’abonnement coutera 400 € à l’entreprise chaque année au lieu de 480×170%=816 €.
Il existe plusieurs types de frais professionnels qui peuvent être comptabilisés, parmi lesquels :
- Les frais de déplacement : il s’agit des frais engagés pour se déplacer pour le compte de l’entreprise, comme les frais de transport (train, avion, taxi, etc.), les frais d’hôtel et de repas.
- Les frais de représentation : il s’agit des frais engagés pour représenter l’entreprise dans des événements professionnels, comme les salons ou les conférences.
- Les frais de formation : il s’agit des frais engagés pour la formation des employés, comme les frais de participation à des stages ou des cours de formation.
- Les frais de téléphone et d’internet : il s’agit des frais liés à l’utilisation de moyens de communication pour le compte de l’entreprise, comme les frais de téléphone portable ou d’abonnement internet.
Il est important de bien distinguer les frais professionnels des frais personnels, car seuls les frais professionnels peuvent être déduits fiscalement. Pour cette raison, il est recommandé de tenir une comptabilité précise et de conserver toutes les preuves de paiement (factures, reçus, etc.).
Pour pouvoir passer en frais professionnels, il est indispensable que la dépense soit corrélée avec l’objet social de l’entreprise. Un costume peut passer en frais professionnels pour un agent immobilier, pas pour un artisan plombier. Les différents frais que l’entreprise peut prendre en charge peuvent être, selon les cas et selon l’entreprise:
- téléphone portable, internet, mais pas Netflix
- restaurant (mais préciser le nom des convives pour indiquer le motif professionnel)
- hôtel (inclure la participation à un évènement local)
- déplacements (indemnités kilométriques)
- certains vêtements professionnels (les chemises avec un petit logo sur la poitrine passent en objets publicitaires)
- équipements de la voiture et du bureau (stylos, carnets, encre d’imprimante, papier, bureautique diverse)