Les indemnités kilométriques représentent le coût forfaitaire par kilomètre de la mise à disposition pour les besoins de l’entreprise de la voiture personnelle. L’indemnité kilométrique sert à rembourser un certain nombre de frais liés à la voiture, mais il existe d’autres dépenses liées à la voiture que vous pouvez déclarer en plus des indemnités kilométriques.
Que rembourse l’indemnité kilométrique ?
Les indemnités kilométriques remboursent tout ce qui permet de mettre à disposition la voiture (ou autre véhicule, y compris les vélos) en bon état de marche :
- l’achat ou la location de la voiture,
- la carte grise, immatriculation, assurance du véhicule,
- l’entretien, nettoyage et les réparations
- le petit équipement fixé au véhicule (ordinateur de bord, GPS intégré…)
- le carburant
Que peut-on déclarer en plus des indemnités kilométriques ?
C’est assez simple, on peut déclarer en plus des indemnités kilométriques TOUT ce qui n’est pas couvert par l’indemnité kilométrique et qui est fait dans l’intérêt de l’entreprise.
Cela regroupe par exemple (pour ce qui concerne la voiture) :
- les frais de stationnement (parking)
- les frais de péage, autoroute, ponts, accès,
- les frais publicitaires (autocollants, covering, etc)
- les équipements amovibles (GPS, bluetooth, tablette, fixations…) à vocation professionnelle, pas les lecteurs DVD par exemple 🙂
Que se passe-t-il si je tente de passer mes frais non déductibles en comptabilité ?
Qui est responsable de ma comptabilité ?
Le chef d’entreprise est responsable, même lorsqu’il missionne un expert comptable, de toutes les déclarations effectuées. Le fisc retiendra plus facilement votre bonne foi si c’est une erreur de l’expert comptable, mais ça restera de votre entière responsabilité.
Dura Lex, sed Lex.
Quel est l’arme fatale de l’expert-comptable ?
Bien au-delà de la saisie comptable des pièces que vous lui fournissez, il doit vérifier leur adéquation et par exemple vous posera parfois des questions embarrassantes :
- quid de ce déjeuner « client » un dimanche midi ? (noter les noms des convives sur les factures)
- séminaire Alpe d’Huez un appartement pour 4 personnes, c’était avec qui ? (idem)
- pourquoi voulez-vous déduire votre plein d’essence alors que vous êtes aux IK ? (heu…)
- un restaurant pour un seul couvert, on ne peut déduire que 13.80 € (bah oui, mieux vaut inviter un collègue).
A défaut d’une réponse parfaitement satisfaisante, l’homme du chiffre se verra contraint de passer les susdites dépenses en compte courant d’associé, c’est à dire en « personnel ».
Petit rappel : le compte courant d’associé est alimenté par vos indemnités kilométriques et tout ce que vous avancez à l’entreprise, et il se vide par les virements que vous vous faites ou les dépenses qu’on vient de voir (repas familial du dimanche sur la CB de société).