Déclarer ses indemnités kilométriques est un avantage que peut revendiquer tout type de travailleur. Aussi bien des salariés que les dirigeants peuvent y prétendre en fonction de leur contrat. Cependant, avant de vous attendre à un quelconque remboursement, vous devez procéder à leur déclaration auprès de votre employeur. À part les indemnités kilométriques, il y a un certain nombre de choses que vous pouvez déclarer et que la plupart des gens ignorent. Voici un détail sur ce que vous pouvez déclarer à votre employeur pour entrer dans vos droits.
Pour quels véhicules pouvez-vous déclarer les indemnités kilométriques ?
Pour un remboursement en lien avec vos distances parcourues, l’utilisation d’un véhicule personnel s’impose. En conséquence, vos voyages ou déplacements en train, en avion, en bateau ou en taxi ne comptent pas dans ce cas précis. Les sommes que vous engagez pour ce type de déplacement s’avèrent plutôt des notes de frais. L’administration fiscale publie chaque année un barème des frais kilométriques en fonction de la puissance fiscale et du kilométrage annuel parcouru. Pour vous faire rembourser, vous devrez fournir les justificatifs y afférents. De ce fait, les véhicules suivants méritent le vocable »personnels » et bénéficient donc d’une prise en charge par les administrations :
- Les cyclomoteurs
- Les deux roues
- Les voitures
Dans le même ordre d’idée, le véhicule que vous utilisez doit vous appartenir, à vous ou à un conjoint. Il peut également appartenir à un autre membre de votre foyer. Toutefois, le véhicule pour lequel vous réclamez les indemnités kilométriques peut être un véhicule en location ou un véhicule prêté. Dans l’un ou l’autre cas, les justificatifs doivent accompagner les déclarations. Ces justificatifs sont souvent la preuve de paiement du loyer ou celle des frais d’entretien.
Par contre, si vous utilisez un véhicule en covoiturage comme véhicule professionnel, vous ne pourrez pas réclamer les indemnités kilométriques. Seul le propriétaire du véhicule peut y prétendre. De même, le véhicule personnel que vous utilisez pour le travail ne doit avoir une immatriculation au nom de la société qui vous emploie.
La dépréciation du véhicule
La dépréciation d’une voiture concerne en réalité son amortissement. Utiliser votre voiture pour aller au travail ou pour accomplir des missions dans le cadre professionnel, l’use à petit coup. Pour cela, son amortissement mérite une prise en compte lors du calcul des indemnités kilométriques. Pour estimer la dépréciation de votre voiture, plusieurs paramètres entrent en ligne de compte :
- Le prix d’achat du véhicule
- La valeur résiduelle de la voiture
- La durée d’amortissement du véhicule
Tous ces paramètres subissent un calcul effectué de manière rigoureuse pour que vous puissiez assurer l’amortissement de votre véhicule. Des méthodes de calcul existent pour que les spécialistes qui sont souvent les comptables, puissent mener à bien leur mission. Comme cela, vous n’en sortirez pas lésé et l’entreprise qui vous emploie ne paiera pas plus qu’elle ne doit.
La consommation de carburant : un élément pris en compte dans les indemnités kilométriques
Lors de vos déplacements professionnels, vous devez faire le point des dépenses liées à la consommation de carburant. La déclaration de ces frais aura lieu en même temps que celle des indemnités kilométriques. Pour les voitures électriques, les frais de recharge de batterie se retrouvent aussi dans la liste des éléments pris en compte.
Il convient toutefois de préciser que ce sont les frais de carburant liés à vos déplacements professionnels seulement qu’on comptabilise. Cela englobe les visites chez les clients, les réunions ou rencontres professionnelles et la participation à des séminaires. Une fois cela prouvé ou justifié, les frais de carburant induits entrent dans la liste des données usitées pour le calcul des rétributions.
Prend-on en compte les dépenses de pneumatiques avec les indemnités kilométriques ?
Avec les nombreux déplacements que vous faites dans le cadre du travail, vous aurez forcément besoin de renouveler vos pneumatiques. Encore plus pour ceux qui roulent sur des dizaines de kilomètres tous les jours pour se rendre à leur lieu de travail. Les pneus s’usent très vite et nécessitent un remplacement le moment venu pour que rouler ne constitue pas de danger pour vous. Alors, les frais que leur remplacement induit sont déclarables.
A ce niveau également, il est utile de rappeler que les déplacements pris en compte doivent être strictement professionnels. Aucun remplacement de pneu effectué pour des voyages d’ordre privé ne figure dans la liste des éléments éligibles à la déclaration des indemnités kilométriques. Cependant, vous devrez fournir les justificatifs sous forme de factures du professionnel qui s’est chargé de vous remplacer le pneu. Les factures d’achat des pneus en question connaissent un traitement identique.
Déclarer les frais de péage avec les indemnités kilométriques
Au cours des déplacements professionnels, le paiement des frais de péage à titre personnel devient généralement une obligation. Au moment de la déclaration des indemnités kilométriques, vous pouvez mentionner ces frais. Ils figureront parmi les éléments utilisés pour le calcul.
Toutefois, s’il n’existe pas de péage sur votre trajet, vous ne pouvez pas déclarer des frais pour cela. De la même façon, si vous finissez vos obligations professionnelles avant de vous engager sur des voies avec postes de péage, on ne pourra pas prendre en compte les frais. Les péages à considérer doivent se situer sur le trajet entre votre maison et le lieu de travail. Ou alors, le recours aux frais de péage se limite uniquement à des déplacements strictement professionnels.
Les frais de réparation et d’entretien du véhicule pour le calcul des indemnités kilométriques
Quand vous utilisez un véhicule personnel pour des fins professionnelles, la déclaration de ses frais de réparation est une possibilité envisageable. Ceci doit cependant se faire dans le strict cadre des véhicules pris en compte par la déclaration des indemnités kilométriques. S’il s’agit d’un taxi ou d’une voiture que vous utilisez en covoiturage, vous ne pourrez pas facturer de frais de réparation ou d’entretien. Le propriétaire du véhicule en covoiturage peut quant à lui les réclamer s’il travaille dans la même structure que vous.
Lorsque des structures chargées du contrôle s’adressent à vous, il ne vous revient pas de justifier de l’usage professionnel ou non de votre voiture. En réalité, il revient à votre employeur de donner la preuve aux structures compétentes de l’utilisation du véhicule en question à des fins professionnelles. Pour cela, il devra fournir tous les justificatifs nécessaires comme vos agendas professionnels, les notes de frais calculées ou encore les plannings de vos rencontres professionnelles.
Les frais de stationnement sont calculés avec les indemnités kilométriques
Dans les grandes villes, des frais de stationnement sont souvent nécessaires quand vous utilisez une voiture. Bien entendu, ces frais doivent être engagés dans le strict cadre de vos obligations professionnelles. De même, le stationnement doit être justifié par rapport à votre lieu de résidence c’est-à-dire que vous utilisez votre véhicule parce que vous habitez loin. Si vous utilisez votre voiture pour des convenances personnelles, alors les frais peuvent ne pas être pris en compte.
Les intérêts d’emprunt
Les intérêts d’emprunt ne sont applicables que lorsqu’il s’agit d’un véhicule loué ou acheté à crédit. Les voitures louées peuvent aussi être utilisées comme véhicules professionnels. Dans ce cas, celui qui l’a loué doit fournir les factures de paiement de loyer de ladite voiture. Ainsi donc, les intérêts d’emprunt sont calculés pour chaque échéance et devront être déclarés avec les indemnités kilométriques. La valeur de ces intérêts d’emprunts varie bien entendu en fonction de la valeur du véhicule en question et du prêt contracté pour son achat.
Les primes d’assurances
Il y a des charges qui sont inhérentes à l’utilisation des voitures. Une de ces charges est la prime d’assurance. Si vous utilisez un véhicule personnel pour des déplacements professionnels, la déclaration des primes d’assurance de ladite voiture est obligatoire. Pour cela, vous devrez fournir les documents justificatifs de votre assurance ainsi que les noms des assurés.
Les équipements amovibles à vocation professionnelle
Pour le calcul des indemnités kilométriques, vous pouvez également déclarer les équipements divers. Cette rubrique prend seulement en compte les gadgets qui vous sont utiles sur le plan professionnel. De ce fait, un équipement comme le lecteur DVD ne sera pas pris en compte. Le lecteur DVD sert pour votre détente et non pour une quelconque utilité professionnelle. Dans le même ordre d’idée, les CD et autres supports audio contenant de la musique ou des vidéos ne seront pas considérés.
Par contre, les équipements comme les GPS, les tablettes et autres connectiques Bluetooth peuvent être pris en compte. Tout outil ou équipement utile pour vous orienter, pour communiquer dans le cadre du travail ou pour vous acquitter d’autres tâches professionnelles se retrouvera parmi les éléments utilisés pour le calcul des indemnités kilométriques.
La distance entre le lieu de travail et la maison est-elle prise en compte avec les indemnités kilométriques ?
Pour le calcul des indemnités kilométriques, une des données à prendre en compte est la distance parcourue. Principalement, de la distance qui sépare votre lieu de résidence de votre lieu de travail. Quand vous habitez à moins de 40 km de votre lieu de travail, on ne compte pas les frais de transport. Cependant, lorsque vous habitez plus loin, les indemnités kilométriques peuvent prendre en compte cette distance, mais sous certaines conditions.
Il existe effectivement des circonstances particulières dans lesquelles on considère toute la distance que vous parcourez pour vous rendre au travail. Par exemple, si le salarié éprouve des difficultés à trouver un emploi près de son lieu de résidence, cette mesure s’applique. De même, s’il vient d’être embauché et qu’il n’a pas encore effectué son déménagement, cela peut aussi tenir lieu de circonstances atténuantes. D’autres circonstances familières ou sociales peuvent également occasionner la prise en charge de toute la distance parcourue pour se rendre au travail lors du calcul des indemnités kilométriques.
Les frais publicitaires
Certaines fois, une entreprise peut avoir besoin d’investir dans des frais de publicité. Quand c’est vous qui le faites au cours de vos déplacements professionnels, vous pouvez les déclarer. Ces frais peuvent englober les aspects suivants :
- Les frais de réalisation d’imprimés publicitaires,
- Les frais d’échantillons,
- La réalisation d’autocollants,
- Les frais engagés pour faire des annonces,
- Les frais de réalisation de cartes de fidélité.
Tous ces frais figurent sur la liste pour la déclaration des indemnités kilométriques. Ils sont donc déclarables.
Prenez en compte le coût d’achat du véhicule
Pour le calcul des indemnités kilométriques, le coût d’achat du véhicule fait partie des éléments considérés. Le coût d’achat des différents équipements essentiels à l’utilisation dudit véhicule peut également bénéficier du même traitement. Si par exemple, le salarié a dû acquérir un GPS pour pouvoir s’orienter lors de ses déplacements professionnels, il peut déclarer ces frais.
Quels avantages sont liés aux indemnités kilométriques ?
Le paiement des indemnités kilométriques présente un certain nombre d’avantages aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise. Le salarié n’aura pas à payer d’impôts relatifs à ces revenus issus des indemnités kilométriques. Ces fonds n’apparaitront donc pas sur sa fiche de paye encore moins sur sa fiche de déclaration de revenus.
Pour les entreprises, cela permet d’éviter l’achat des véhicules de service ou de fonction. En conséquence, elles n’auront pas à s’acquitter des frais de la TVS (Taxe sur Véhicule de Société) qui peut s’avérer très chère ; surtout pour les entreprises qui possèdent beaucoup de véhicules.
Existe-t-il des inconvénients au paiement des indemnités kilométriques ?
Bien qu’elles présentent des avantages certains, le paiement des indemnités kilométriques possède des inconvénients pour le salarié. Le montant des sommes perçues dans ce cadre ne dépasse jamais un certain seuil. Alors que pour les salariés qui utilisent beaucoup leur propre voiture pour les besoins de service, de grosses réparations peuvent être nécessaires. Ces derniers doivent alors débourser de l’argent de leur poche pour assurer les réparations. Cette situation peut poser beaucoup de problèmes aux salariés dont les rémunérations ne sont pas trop consistantes.
Pour éviter de subir ces désagréments, il est préférable pour le salarié d’utiliser les véhicules de l’entreprise. Comme cela, il n’aura plus à trop solliciter son propre véhicule ni à devoir supporter des réparations onéreuses. Logiquement, il n’est plus alors en droit d’exiger quelque indemnité kilométrique que ce soit.
Cette solution est également dans l’intérêt le dirigeant, qui n’aura plus à devoir payer des frais pour des véhicules qui n’appartiennent pas à sa société. Toutefois, ce dernier devra mettre des véhicules à disposition de ses employés pour leurs besoins professionnels.