Depuis 2009, la loi impose à l’employeur de prendre en charge 50 % des frais de transport public de ses salariés, tandis que le remboursement des frais de transport individuel, c’est-à-dire lorsque ces derniers utilisent leurs véhicules personnels, reste facultative.
Ainsi, opter pour la prise en charge des frais de transport individuel relève d’une volonté forte de l’entreprise d’agir sur la qualité de ses ressources humaines. Si vous souhaitez vous lancer dans une politique sociale plus humaine et plus juste, gardez à l’esprit ces quelques conseils de votre gestionnaire de paie indépendant.
La prise en charge des frais de transport individuel : une réflexion pour vos RH
Bien que facultative, la prise en charge des frais de transport individuel pour tous vos salariés peut devenir un véritable argument de qualité de votre entreprise, en matière de gestion des Ressources humaines.
Un levier de recrutement
Votre politique de remboursement de ces dépenses personnelles vous permet de vous démarquer dans le paysage des recruteurs français. Proposer des avantages supplémentaires à l’embauche rend votre offre plus attractive pour des candidats qualifiés, qui n’habitent pas à proximité de vos locaux.
Une politique d’entreprise humaine et juste
Proposer une politique de remboursement de ces dépenses personnelles témoigne d’une direction attentive à ses équipes, soucieuse de ne pas créer des situations de démotivation, voire de rancœur. De plus, elle se justifie pleinement dans certaines situations, comme lorsque :
- le lieu de travail est isolé ou non-accessible par les transports publics
- le lieu de domicile du nouveau salarié était connu avant l’embauche
- les horaires de travail ne permettent pas d’utiliser les transports collectifs
- le lieu de travail est différent chaque jour et que ces déplacements ne sont pas prévus dans le plan de mobilité obligatoire
Définir les modalités de remboursement des frais de transport
Comment l’entreprise peut-elle mettre en place le remboursement des frais de transport individuel ?
Plusieurs modalités existent :
- l’employeur, après consultation des membres élus du CSE (Comité Social et Économique), prend une décision unilatérale en ce sens ;
- l’entreprise applique des décisions validées par accords d’entreprises, interentreprises ou de branches ;
Attention !
Particularité pour les entreprises soumises à l’obligation de négocier sur l’égalité professionnelle entre femmes et hommes et sur la Qualité de Vie au Travail :
- un plan de mobilité employeur est obligatoire, si aucun accord n’existe
- la négociation sur le coût de la mobilité doit être menée en interne
Prise en charge des frais de transport individuel : ce que ça change pour votre gestion de paie
Si votre entreprise décide de prendre en charge les frais kilométriques, cela impactera votre gestion de paie, et vous pourriez avoir besoin de vous faire accompagner dans cette transition par un gestionnaire de paie indépendant. En effet, la déclaration des indemnités kilométriques, de la prime transport ou du forfait “mobilités durables” doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie et être déclarée aux impôts lors de la déclaration des revenus. Dans la plupart des situations, ces frais sont exonérés de charges sociales.
Les indemnités kilométriques (IK)
Le calcul des indemnités kilométriques de vos salariés se réalise très simplement avec notre application réservée aux professionnels. Il tient compte du barème des IK déterminé par l’administration fiscale chaque année ou, si le salarié utilise son véhicule personnel pour sa convenance personnelle, il se déclare à concurrence du tarif de transport en commun classe économique. Les indemnités kilométriques sont exonérées de charges sociales, sauf si l’éloignement domicile/travail est dû à la volonté du salarié.
Le forfait “mobilités durables”
Auparavant séparé entre l’indemnité vélo et l’indemnité covoiturage, ces modes de transport verts sont aujourd’hui réunis sous le forfait “mobilités durables”. Celui-ci peut être proposé aux salariés qui utilisent des modes de transport alternatifs, comme le vélo (électrique ou non), la trottinette (en partage ou accès libre aux bornes des municipalités), le partage de véhicules, etc. Cette indemnisation des frais de transport individuel doit figurer sur les bulletins de paie de tous les salariés.
La prime transport
Autre possibilité pour compenser les dépenses de transport de vos salariés pour se rendre au travail, la prime de transport. Celle-ci intervient sur le remboursement des frais de carburant (ou d’alimentation électrique, dans le cas d’une voiture hybride ou électrique). Cette prime doit figurer sur le bulletin de paie, bien qu’elle soit exonérée de toutes les charges sociales (dont CSG et CRDS).
Les plafonds d’exonération sont de:
- 400 € / an / salarié
- pour la CSG et la CRDS
- pour le forfait “mobilités durables”
- oula prime transport pour véhicule électrique
- 200 € / an / salarié pour les frais de carburant
En savoir plus :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19846